4 Estrategias para impulsar la agilidad y construir una organización del futuro

¿La clave para una cultura de trabajo sostenible de alto rendimiento? Agilidad.

Dondequiera que mires, la gente está utilizando sus teléfonos móviles. Nos hemos vuelto casi inseparables de estos dispositivos que caben en nuestros bolsillos y nos dan acceso a casi cualquier información en pocos segundos. Sin embargo, la primera llamada de teléfono móvil se hizo hace sólo 40 años, y el primer iPhone fue lanzado en el 2007, hace sólo diez años. La gente ha aceptado muy bien todos estos cambios y ahora tenemos una nueva generación de personas que no pueden recordar un momento sin teléfonos celulares digitales.

La historia muestra que las personas son adaptables, pero ¿qué pasa con las organizaciones? ¿Son tan adaptables a los cambios como los individuos?

Acorde con el Informe “Tendencias Mundiales del Capital Humano de Deloitte 2017” basado en una encuesta a más de 10,000 profesionales de RRHH y líderes empresariales ubicados en 140 países, el 88% de los encuestados cree que construir la organización del futuro es un asunto «importante» o «muy importante». Además, el 94% afirma que «la agilidad y la colaboración» son cruciales para el éxito de una organización, pero sólo el 6% dice que son «muy ágiles hoy».

¿Qué explica este énfasis en la agilidad? Algunas tendencias importantes han hecho que las organizaciones replanteen su funcionamiento, incluyendo:

• El auge de la tecnología digital
• Una fuerza de trabajo cada vez más móvil
• Los Millennials estáb teniendo más presencia en posiciones de liderazgo
• Globalización de los negocios – tanto los equipos internos como los clientes

En respuesta a estas tendencias, hay varias estrategias que las empresas pueden acoger para asegurar una cultura ágil y adaptable, para crear, en última instancia, una cultura de trabajo de alto rendimiento de largo plazo.

Simplificar procesos

La “agilidad” tiene la finalidad de “optimizar”. Desafíese a ver cómo se hacen las cosas en su empresa, pero con una nueva perspectiva. Probablemente hay muchas oportunidades para simplificar. Trate de llevar a cabo una auditoría mensual de sus procesos para identificar y eliminar los pasos innecesarios o repetitivos que causan retrasos en el “movimiento” de ideas a través de la empresa. Por ejemplo, si hay tres niveles de aprobación para una decisión, cuando sólo son necesario dos niveles, elimine el nivel adicional. Esto creará más tiempo para que la gente trabaje en los proyectos e iniciativas que más les preocupan o que tienen mayor prioridad.

También puede solicitar a los empleados retroalimentación y sugerencias sobre los procesos internos a través de encuestas mensuales. Es probable que reciba muchas ideas de los empleados que están dispuestos a contribuir. Luego, realice un proceso de votación para seleccionar las mejores ideas y cree un comité para desarrollar e implementarlas. Sugerencia Pro: Perciba la participación en este comité como una oportunidad de desarrollo profesional, y seleccione a los miembros pidiendo a los gerentes o compañeros que escojan a los mejores.

Además de eliminar los niveles de proceso, considere la posibilidad de reducir los niveles de jerarquía. Como explica el informe de Deloitte: «La agilidad juega un papel central en la organización del futuro, ya que las empresas compiten por reemplazar las jerarquías estructurales con redes de equipos habilitados para tomar medidas». Decisiones más eficientes. El concepto de «retraso» puede ser una píldora difícil de tragar, ya que puede causar que la gente se preocupe por perder sus puestos de trabajo y la autoridad. Por lo tanto, tenga cuidado de cómo posicionar esta iniciativa. Recuerde a los líderes que no se trata de cortar puestos de trabajo; En cambio, se trata de aplanar la organización para extender el lapso de control.

Fomentar la colaboración

Combate los silos proporcionando a los empleados herramientas y recursos para operar a través de departamentos, fronteras y equipos. Estos son algunos ejemplos de software que pueden aumentar la eficiencia y la colaboración entre equipos:

Slack: Una plataforma de mensajería que le permite organizar sus conversaciones en canales basados ​​en temas, proyectos o equipos. Cualquiera puede unirse a un canal abierto, pero también puede crear canales privados y mensajes directos. Slack también permite llamadas de voz y video.

Asana: Esta plataforma de gestión de proyectos le ayuda a realizar un seguimiento de los proyectos desde el principio hasta el final. Ayuda a su equipo a organizar los próximos pasos y asegurarse de que se hacen a tiempo.

Mural: Esta herramienta ayuda a su equipo con la lluvia de ideas y la colaboración a través de pizarras virtuales que puede actualizar en tiempo real. Mural proporciona una variedad de plantillas de diseño útiles también

Skype: La mayoría de la gente piensa en Skype como una herramienta para llamadas internacionales gratuitas, pero también tiene muchas características excelentes para las empresas. Se integra con Office 365, tiene mensajería instantánea y permite llamadas de vídeo en grupo con compartir pantalla.

Google Hangouts: permite la mensajería, las llamadas de voz y video y la capacidad de sincronización a través de varios dispositivos.

Promueve la experimentación y la innovación

Las empresas más ágiles proporcionan a los empleados el espacio, el permiso y los recursos necesarios para innovar. Parte de permitir la innovación (aunque de miedo) es el fracaso alentador, porque el fracaso es a menudo una señal de que los empleados se sienten cómodos para probar cosas nuevas y experimentar. Recompensar a los empleados por iterar rápidamente ideas y si (cuando) «fallan», entrenarlos sobre cómo ajustar rápidamente su estrategia e intentar de nuevo. En otras palabras, dé a su gente el permiso para romper cosas y construirlas de nuevo.

¿Cómo se ve esto en acción? Una idea es crear una competencia en toda su organización o departamento. Otra es capacitar a los empleados para asignar entre el 10% y el 20% de su tiempo en proyectos de su elección. Google es bien conocido por esta práctica, y los principales productos como Google Noticias, Google Maps y AdSense han nacido de un 20% de los proyectos de tiempo. La verdad es que el 20% de tiempo no es fácil, pero formalmente proporcionar el espacio para que los empleados trabajen en nuevas ideas es importante para el futuro de su empresa.

Cuando se trata de la innovación organizacional, no es la ausencia de nuevas ideas que retiene a las empresas, sino que a menudo es la capacidad de impulsar esas ideas a través de la organización. Según datos de los cientos de empresas que participaron en “Top Company Cultures”, el 87% de los encuestados indican que su empresa fomenta nuevas ideas.  Sin embargo, sólo el 69% de los encuestados entiende el proceso para avanzar y desarrollar esas ideas de noticias. Toyota es un ejemplo de una compañía que alienta nuevas ideas y tiene un proceso para moverlas a través de la organización. Ellos tienen un equipo de supervisión dedicado a recopilar ideas sobre la mejora de los procesos de fabricación de los empleados de la línea de montaje. Las ideas son examinadas por un círculo de colegas y luego se trasladan a los gerentes para la acción. Es un enfoque intencional de abajo hacia arriba.

Recopilar y actuar sobre la retroalimentación

Finalmente, para ser ágiles, los líderes deben estar sintonizados con lo que está sucediendo a su alrededor. Recoja comentarios regulares de los empleados a través de una variedad de canales: encuestas anónimas, foros en línea, grupos de discusión en persona, retiros con el personal y cajas de sugerencias para obtener información valiosa sobre el desempeño de su organización. Responda a esta retroalimentación y ajuste los programas y las prácticas de manera acorde. Cerciórese de cerrar el lazo en todos los datos e ideas recogidos y agradezca a todas las personas que envíen retroalimentación.

Sugerencia Pro: Archiva cualquier idea que no podría ser implementada en un folder virtual denominado «idea de estacionamiento». Tome el tiempo de explicarle los colaboradores que proveen una idea no utilizada por qué ciertas ideas se aplican sobre otras. Esto también ayudará a los empleados a presentar sugerencias que sean más factibles en el futuro.

Será tentador trabajar muchas ideas. Sin embargo, es importante priorizar y seleccionar uno o dos proyectos a la vez. Tratar de hacer demasiado a menudo termina en que ningún proyecto salga bien. Una vez que implemente una nueva iniciativa, recopile comentarios adicionales en la línea para asegurarse de que el despliegue fue exitoso e iterar según sea necesario (¡eso es un tema clave aquí!).

El cambio nunca es fácil. Pero, al igual que los individuos, las organizaciones pueden tomar cambios en el camino, especialmente si están equipadas con la estrategia correcta. Líderes orientados hacia el futuro, adaptables y de mente abierta crearán organizaciones que no sólo se mantendrán por delante de la competencia, sino también aquellas que atraigan y retengan a las mejores y más brillantes mentes de nuestro futuro.

Por: Mila Singh