10 pasos para tener juntas de equipo más eficientes
Las juntas de equipo sirven para muchos propósitos: tomar decisiones, intercambiar ideas, intercambio de información o incluso entrenamiento y capacitaciones. Sirven también para construir una cultura empresarial, incitar la interacción entre compañeros, conexión y dirección para el equipo. Pero, a veces, las reuniones, y los equipos en ellas, pierden la noción de su propósito.
Todos hemos estado atrapados en una mala reunión. Nos preparamos para llegar a tiempo solo para que la reunión comience 10 minutos tarde, no está claro el propósito de la junta, algunas personas comienzan a intercambiar ideas, otras las rechazan. Nada está realmente decidido y la reunión concluye, mientras lamentas en silencio la hora que perdiste. Sin embargo, existe una mejor manera de llevar a cabo una reunión eficaz. Estos consejos y estrategias pueden funcionar para cualquier persona que quiera liderar una reunión de manera eficiente.
¿Qué hace efectiva y eficiente una reunión?
Hay que empezar por saber distinguir entre eficiencia y eficacia. Una junta eficaz comienza acorde a la hora dictada, se mantiene encaminada debido a una buena gestión del tiempo y logra el objetivo establecido. Sin embargo, esto no es lo único que se necesita a la hora de llevar a cabo una reunión. Sin embargo, la eficiencia es una cualidad superficial puesto que no asegura que la reunión haya generado valor de algún tipo.
Por otro lado, la eficiencia en las juntas permite reunir a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas para un propósito específico, proporciona un foro para la discusión abierta y ofrece un resultado tangible, una decisión, un plan, una lista de ideas a seguir y una comprensión compartida del trabajo a realizar.
Y si aún te queda duda sobre ambos conceptos, te recordamos que eficiencia es la capacidad de hacer correctamente las cosas sin usar, necesariamente, los recursos de manera adecuada y eficacia es la capacidad de lograr las metas propuestas, direccionando los recursos y esfuerzos correctamente para ayudar al crecimiento de la empresa.
10 pasos para llevar a cabo una reunión de trabajo eficaz
1. Establecer el tipo de reunión
Considera si la junta que llevarás a cabo será diaria para que personas que trabajan juntas en un mismo proyecto puedan tomar decisiones sobre este. Puede ser también semanal o mensual donde los miembros de la reunión trabajan en diferentes proyectos pero que, a la vez, son paralelos y donde existe la posibilidad de que alguien más tome la última decisión. Y por último existe la reunión esporádica, ocasional o de proyecto especial.
2. Definir un objetivo
Una reunión debe tener un objetivo específico y bien definido. Hay que preguntarse primero, ¿qué quiero lograr? Destaca las decisiones que se deben tomar, problemas a resolver, o información que debe ser entendida. Al término de la reunión, este objetivo debió haber sido alcanzado.
3. Considerar al personal clave
Cuando planees una reunión, toma el tiempo para pensar quién realmente necesita estar ahí. Si estás informando cambios, invita a las personas a quienes afectarán estos. Si tratas de resolver un problema, invita a las personas que pueden dar buenas soluciones. Cuando las personas sienten que lo que se discute en la reunión no es relevante para ellos, tomarán esta reunión como una pérdida de tiempo.
4. Solicitar aportes a la reunión
Antes de crear el programa de la reunión, pide a tu equipo aportes para esta. Tal vez tengan ideas o dudas que quisieran desarrollar o tal vez quieran aprender algo que los ayude a desarrollarse en su rol.
5. Crear un programa a llevar a cabo
Crea un programa que contenga todo lo que piensas abordar en la reunión junto con una línea del tiempo que asigne cierta cantidad de minutos a cada punto o tema que se verá y envíela por correo a las personas que han sido invitadas a la junta. Una vez iniciada la reunión, vuelve a mostrar el cronograma para que las personas la vean y se mantengan enfocadas.
6. Comenzar a tiempo, terminar a tiempo
Aunque parezca redundante, es importante valorar el tiempo tanto de los asistentes a la reunión como el de quién la dirige. Si creas una reputación de ser una persona que mantiene el orden y control sobre el tiempo, tus colegas se verán motivados a asistir a tus reuniones y a mantener una actitud positiva en las siguientes.
7. Respetar los tiempos de interacción
Como líder de la reunión, deberás crear un ambiente seguro donde los miembros de la reunión se sientan escuchados y respetados. Facilita oportunidades para realizar comentarios y respeta ese momento. A su vez también procura que otros miembros no interfieran y alienta a aquellos que no se sienten cómodos hablando en público.
8. Terminar con un plan de acción
Deje los últimos minutos de cada reunión para discutir los próximos pasos. Esta discusión debe incluir la delegación de responsabilidades y cuáles son los plazos a cumplir. De lo contrario, el tiempo que dedicó a la reunión habrá sido en vano.
9. Dar seguimiento después de la junta
Al terminar la reunión, captura todas las notas que se hayan tomado, realiza un resumen de lo discutido e información relevante. De esta manera las personas pueden recordar qué decisiones fueron tomadas, qué cambios deben realizar en su trabajo y otros detalles importantes.
Considera crear un recordatorio para enviar un correo electrónico a los miembros de su equipo 48 horas después de la reunión para registrarse y ver si han logrado sus elementos de acción.
10. Mejorar
Después de cada reunión, pide retroalimentación a tus colegas. Sus respuestas te ayudarán a mejorar de manera constante la efectividad en las juntas. Podrías preguntar qué fue lo que funcionó y qué no, maneras en las que se puede mejorar la reunión y de qué manera hacerla más productiva. Y recuerda hacerles saber a los miembros del equipo que valoras sus opiniones.